compte-rendu réunion du 8 janvier 2013

Compte rendu réunion APE Chevillon

du 8/01/13

 

Présents : 

Stéphane Badaire, Daniel Rauline, Sabine Marlin, Sandrine Girbe, Laetitia Roth, Noellie Delaveau, Fredéric Desgeorges, Cécile Preteux, Adeline Tissier

 

1) Bilan vente des sapins : 

        • Propositions d’améliorations pour l’année prochaine : 

- A envisager une distribution l’après-midi au lieu du matin pour laisser le temps de classer les sapins et de trier les listes d’enlèvements.

- Modifier le coupon réponse pour faire apparaitre  « bordereau remise du sapin » pour une meilleure lisibilité des noms.

- Faire plusieurs listes destinées aux vendeurs.

- En réflexion : vente de pieds métalliques ?

 

        • A faire : A transmettre une  facture pour la mairie – (fait par sandrine)

 

       • Comptes : 

Dépenses : 1536 52 euros

Recettes : 1948 euros  pour 80 sapins vendus

Bénéfices : 411,48 euros –chiffre en  baisse par rapport à l’année dernière, les marges ayant été réduites pour compenser la hausse des tarifs.

Vendus : 

- 15 sapins  de 1m – 1m25

- 26 sapins de 1m25 – 1m50

- 22 sapins de 1m50 – 1m75

- 7 sapins de 1m75 – 2m

- 10 sapins de 2m – 2m50

 

 

2) Loto : du 20 janvier : 

 

        • Lots restant à acheter : 

2 montres mixtes adultes (Noellie)

Coffret chocolat –  (Adeline)

Panier garni - demande à faire auprès de  m déboise (Stéphane)

Coffret outillage ou sinon don four à micro-onde (par cuisine plus)

Composition florale (à prendre par Stéphane au dernier moment)

 

        • Derniers lots acquis : 

Centerparks : 6 entrées à inverser avec le panier garni pour la partie à l’envers !

 

A envoyer des courriers de remerciement lots – 

- Centerparks

- Mélodie des saveurs

 

        • repas à prévoir : commandes auprès du Vival

Coca, Fanta, eau, Oasis

Croque-monsieur, Sandwichs pâté et jambon beurre

Tartes aux pommes, Flan

Café, thé, sucre.

Pain 25

 

        • Prévoir :

Appareils a croques : Adeline, Laetitia, Noellie, Cécile 

Touillettes, Serviettes papiers, Assiettes cartons, Verres en plastiques, Pailles.

Gants à usage unique

Rallonges, Micro , Support panneaux 

Boulier, Jetons, Cartons

Caisses, Tampons

 

        • Organisation : tâches à faire : 

Sono à demander à M. Le Maire

Faire tarifs boissons + repas

Imprimer les règles du jeu (à modifier) 

Fléchage « loto » en extérieur 

 

 Rdv 9 heures pour mise en place + réalisation des sandwichs

 

 Arrivée des joueurs à partir de 12h45 

 

 Répartition des bénévoles : 

        o Boulier 1ere partie : Noellie –2eme partie: Dan

        o Panneaux : 

                     1ere partie : Laetitia – Sébastien

                     2eme partie: Cécile – Fred

        o Salle : Béatrice – Stéphane

        o Buvette : sabine – Dominique

        o Caisse : Cécile – Adeline – Stéphane

        o Contrôle des  entrées : Noellie et Sandrine

 

Sujets de la prochaine réunion : 

o Bilan du loto

o Organisation du vide-grenier

o Préparation de la kermesse : les demandes de dons pour la kermesse seront à envoyer fin janvier – début février.

 

Prochaine réunion 22 janvier à 20h salle polyvalente de chevillon.