Compte-rendu réunion de buerau du 11/10/2016

Compte rendu de la réunion de bureau du

11 Octobre 2016

Nombre de membres présents :  6

ROTH Laëtitia, PRETEUX  Cécile, DAGUENET Grégory, MARNIER Katie, VEYSSIERE François, MAUPU Julie

I Divers :

Gobelet APECH : Réponse reçue du fournisseur – Visuel OK. Commande de 1000 gobelets pour 642 € TTC, option graduation retenue. L’objectif est d’avoir le stock pour le loto. Les gobelets seront vendus 1 € pièce.

Bâches imprimées : format 60 x 120 cm – 3 unités en bâche « toute manifestation » (visuel présenté par Grégory). En plus, 4 bâches de communication de manifestation sont commandées : 2 pour le loto, 1 pour le vide-grenier et 1 pour la rando.

II Loto :

7 parties : 1 enfant, 1 à l’envers, 1 gros lot et 4 normales

On dispose d’un budget de 1 300 € pour les lots.

On a validé une partie gros lot sur 200 à 250 € de bons d’achat

La partie à l’envers serait un budget de 150 € pour un lot type Chaîne Hi-Fi ou Home Cinema

Pour les enfants, les lots seraient à choisir parmi : console de jeu, appareil photo, set de jeu (type tennis…), caméra sportive

Laetitia voit avec l’Auberge de Conflans pour un lot « repas gastronomique ». On essaie de récupérer des entrées à l’Oiseau bleu.

Sur les 4 parties normales, voici les lots identifiés à date (dans l’ordre carton plein, 2^ème ligne, 1^ère ligne) :

Partie Maison : Machine Nespresso, Plancha, coffret ou diffuseur huiles essentielles

Partie Sport : bon d’achat Décathlon, tracker ou montre connectée, 1 mois d’essai à l’Orange bleu

Partie Femme : Massage, bon d’achat Nocibé, 1 pose de vernis

Partie Homme : Smartbox aventure, Ensemble sommelier, Assortiments de bières

Règles du loto à afficher : Grégory les réécrit

Affiche : on conserve celle de l’année dernière en ajoutant le nombre de parties et la formule repas. Pas de changement de tarif.

Mail à faire à La Bande à jour pour occuper les enfants durant le loto. Carte cadeau à leur donner pour le service.

Buvette : Quiche (beaucoup de reste l’année dernière => diminuer le nombre de parts), pizza, tarte thon, tarte sucrée, Chips, Boissons

Formule Tarte salée / tarte sucrée / gobelet / boisson à 7 €

Vente de chouquettes avec cuisson sur place pour 2 € les 8

Boisson : Coca, Orangina, Fanta, Perrier, Oasis (cannette de 33cl à 2 €). Eau, thé, café à 1 €

La réservation de la salle est OK pour le 27 novembre

Etat des lieux à faire le samedi 26 à 10h, puis installation. Personnes présentes : Laetitia, Julie, Grégory, Cécile et François

Il faudra récupérer une grosse Sono à la mairie.

Pour le dimanche, les effectifs disponibles sont : Julie, Kathy, Grégory, Cécile, François, Laetitia, Sylvia, Séverine, Karen

Au micro, Grégory officiera.

Buvette : Julie, Kathy

Caisse : Cécile

Postes boulier et affichage à pourvoir : François a priori sur la 1^ère moitié. Il y a 3 autres personnes pour cette partie + 4 autres pour la seconde partie.

Les demandes d’affichage des banderoles sont à faire aux mairies de Villemandeur et Amilly

Il faudra 1 ou 2 flèches pour indiquer la salle polyvalente dans Chevillon.

Annuaire et parution en ligne : Grégory s’en occupe

En réunion APECH globale (bureau + parents), il faudra finir de déterminer les lots du loto, se distribuer les achats à faire et faire le point sur les bénévoles nécessaires poste par poste le dimanche 27/11.

III Sapin :

distribution le 10/12/2016

On a reçu 3 devis. On continue avec le fournisseur de l’année dernière (Valjean à Nargis). Le tarif est quasiment identique à l’achat et on conserve le même à la vente.

1^er Novembre : il faut passer la précommande

Diffusion du bon de commande dans les cahiers le 3 novembre.

Date butoir pour le retour des bons de commande : 25 novembre

Bon à imprimer en format A5 – Julie et Laetitia s’en chargent

Administratif : il faut récupérer les attestations des effectifs des 2 écoles

Prochaine assemblée avec les parents : 18/10 à 20h

Prochaine réunion du bureau : 15/11 à 20h