Réunion du 24 Mai 2016

 

Plan de la séance :

• Organisation fête des écoles
• Organisation randonnée

 

Présents : Julie, Laëtitia, Adeline, Noellie, Cindy, Sabine, Grégory, Jérémy, Christine, Frédéric, Silvia,  Helena, Aurélie, Kathy, Karen, Mme Méca, Mélanie

 

I Vote des nouveaux statuts

Présent lors du vote : Mme ROTH, Mme MINOT, Mme MECA, Mr DAGUENET, Mme LE SAINT, Mme MAUPU et Mme DELAVEAU

Membre non présent ayant donné pouvoir à Mr DAGUENET Grégory pour le représenter : Mr VEYSSIERE François.

Résultat des votes :

• Abstention : 0
• Contre : 0
• Pour : 8

Les statuts ont été validés à l’unanimité le 24 Mai 2016.

II Organisation fête des écoles

 

1. Réservations pour la mairie

Aucun retour de la mairie pour les demandes ci-dessous :

• Grand barnum
• Barrières vauban
• Stands
• Sono

 

 

2. Retour des parents

39 parents acceptent de tenir un stand. Ils ont été répartis comme suit:

• 19 personnes pour tenir un stand de 15h à 16h
• 20 personnes dispo pour les stands de 16h à 17h

Tenue du stand des enveloppes sera fait par les institutrices de l’école maternelle.

28 personnes ont indiqué apporter des peluches

47 gâteaux seront à vendre.

28 personnes seront présentes au montage et 24 personnes au démontage.

 

Faire mot aux écoles pour demander si tous les coupons ont été redonnés

 

3. Spectacle

• Ecole maternelle :

Environ 5min de spectacle par classe

Les musiques vont être transmises par mail à Grégory pour la bande son

 

• Ecole primaire :

CP: danse sur "Miracle" de Julian Perrietta

CE1: danse sur "Le clown "de Soprano

CE2: danse sur "Don't worry" de Mad Com

CM1: acro gym sur "l'entrée des gladiateurs"

CM2: exposition sur le séjour à Verdun avec éventuellement projection d'un diaporama. Pas d'élèves sur scène.

Musiques de primaire : point avec Mr Peloille semaine prochaine

 

Les enfants de TAP de primaire vont faire une présentation de dance de country

 

4. Lots de consolation

Pas de nouvelles du fournisseur pour les goodies.

Solution de rechange : plantes de Mr Deboise et achats dans des magasins à bas prix

 

5. Ticket de tombola

138 carnets vendus  et retournés au 24Mai 2016

 

6. Autres stands

Les poneys seront présents le 12 Juin. Les modalités de prix ne sont pas encore définies.

Jérémy s’occupe du tir à la carabine. Le lot pour le gagnant est prévu.

 

7. Installation

Un groupe à 8h00 au local et un groupe à 9h00à la salle polyvalente.

Les gâteaux peuvent être amenés entre 10h et 12h.

Prévoir deux tubes pour passer les ficèles du tire peluche.

Julie et Frédéric ont un barnum de 3m par 3m à prêter.

Les poubelles pour mettre les boissons seront apportées par Jérémy.

Voir document de l’inspection nationale pour la sécurité.

 

8. Achats

Refaire la même commande de l’année dernière pour les lots pour les jeux.

Commande vival : repartir sur la même commande de l’année dernière boisson, café et paille, des gants en plastique.

Prévoir des étiquettes de marquage pour indiquer le nom du gâteau.

 

1. Autre

A récupérer à la SMIRTOM trois totems (poubelles sélectives) le vendredi entre 14h à 17h qu’il faudra rendre le lundi entre 14h et 17h.

Retour dons pour enveloppes : 130 lots

Un mail a été fait à quelques imprimeurs de la région pour récupérer des magasines pour mettre en lot sur les stands de jeux.

 

10. Tombola

 

1^er lot : Place Disney : deux adultes et deux enfants. (Environ 204^€) – A commander au CE de Christine

2^e lot : 2 places de spectacles (voir pour les bodin’s au zénith d’Orléans) ok acheté

3^e lot : caméra sportive (80 à 90^€)- ok acheté

4^e lot : repas gastronomique pour 2 personnes. -Laëtitia

5^e lot : Baptême de l’aire : voir les propositions pour 70€. – Noellie ok acheté

6^e lot : bon d’achat1 x50 (carte à la poste) –ok acheté

 

II Randonnée

1. Balisage

Date du balisage : samedi 25 Juin

Présent : Grégory- Frédéric- Laëtitia

Pancartes en bois : ok faite par Jérémy. Reste à agrafer les feuilles de couleurs avec motifs des parcours.

 

2. Tenue des stands

Montage à 5h30 : Frédéric- Jérémy- Sabine- Cécile- Olivier-Grégory-Laëtitia

 

Ouverture des points de ravitaillement à 7h30 :

1^er point : Olivier/Sabine 

2^e point: Frédéric/Jérémy

 

Rotation des équipes  à 9h30 :

1^er point: Aurélie/Christine

2^e point: Silvia/Séverine

 

 

 

Les stands ont été demandés à la mairie.

Faire mail à la mairie de Lombreuil pour leur demander s’il serait possible de nous prêter un barnum.

Jérémy a un tuyau pour pouvoir nettoyer les vélos des randonneurs.

Sabine rapporte un frigo.

Deux paniers garnis pour la tombola : Viennoiseries / vin/ Cidre/ chocolat médicis

 

3. Tarif unique 

4€ pour le pédestre

6€ pour le VTT

3€ pour le parcours familial.

 

4. Autres

Faire une déclaration d’organisation d’une manifestation sportive non motorisée sur une voie publique ou ouverte à la circulation publique sans classement final des participants un mois avant la manifestation.

Faire affiche avec les numéros de secours, numéro mobile PAECH et numéro des organisateurs.

Faire mailing des participants de l’année dernière.

Faire parution sur l’éclaireur dans la page de la commune.

Faire parutions sur les sites vont être faites.

 

Prochaine réunion le 16/06/2016 à 20h00

 

Bilan fête des écoles et pot de remerciement pour cette année