Compte-rendu du 22 janvier 2013

Compte rendu APE Chevillon

du 22 janvier 2013

Présents : Stéphane Badaire, Laetitia Roth, Sabine Marlin, Noellie Delaveau, Adeline Tissier, Gregory Daguenet, Daniel Rauline, Frederick Desgeorges, Cécile Preteux.

Absent excusée : Dominique Girbe

1/ Bilan annulation du loto  :

En raison des  très mauvaises conditions  climatiques, le bureau a décidé d’annuler le loto prévu le 20 janvier, des affiches ont été posée sur la salle, une annonce est parue sur radio Châlette et une info sur le blog de l’ape le jour même. Il reste l’affiche à retirer au rond-point.

Propositions de dates pour une nouvelle manifestation de loto en fonction des disponibilités de prêt de la salle polyvalente par la mairie :

Soit le dimanche 17 ou 24 MARS (suite carnaval)

A l’unanimité le bureau a Retenu la date du dimanche 17 mars aux mêmes horaires que prévus initialement

Une annonce dans l’éclaireur a paraitre pour excuser l’annulation et informer de la nouvelle date.

2/ Organisation du vide grenier le 3 février :

·        Point sur les réservations à ce jour :

-          120m2 de salle ont déjà été réservé– prévoir quelques m2 en supplément (surbooking) car chaque année il a de nombreux désistements

-          24 m2 en extérieur

·        Organisation :

-          Dan apporte environ 20 pancartes (fléchage) recto-verso réutilisables pour indiquer le chemin.

-          Faire courrier auprès de la mairie pour prêt des barrières Vauban (limite extérieur)

-          Banderole à refaire et placer au rond-point le lundi précèdent.

-          Déclaration de manifestation auprès de la gendarmerie

-          Faire diffusion presse (éclaireur et criquet)

·         Installation et préparation :

-          Le  samedi 15 – 18 h en présence : Noellie, Dan, Laetitia, Sabine, Adeline, Greg

-          Récupération des clés par Laetitia l’am

·         A prévoir :

-          Prévoir de la monnaie pour la caisse

-          Prévoir ticket « bon pour boisson chaude » (café, thé, chocolat chaud)

-          Prévoir bouilloire

-          Penser à multiprises et rallonges

-          Balance pour le boudin

-          Apporter fait-tout + fouet plastique

·        Déroulement :

-          L’encaissement se fait à l’entrée et le document obligatoire pour inscription a un  vide grenier sera à remplir en même temps avant l’entrée en salle

-          Démarrage le dimanche matin bénévoles  6h30 pour bénévoles et 7h pour exposants 8 heures pour le public.

-          A noter que la buvette ne débute qu’à partir de 8 heures

-          Les Emplacements réservés jusqu’à  8 heures.

·        Répartition des organisateurs :

Placement intérieur adeline + Sabine +greg

Placement extérieur : dan + Stéphane

Caisse cecile – noellie + papiers inscription : fred + laetitia

Vente boudin : beatrice

Buvette : à partir de 8 heures : adeline, laetiia,, noellie, sabine, cecile, … en rotation sur la journée.

·        Commandes – à préparer :

Sandwichs : croque-monsieur, Jambon beurre, sandwichs au Pâté,

                Chips

                Pain s sup pour boudin

                Pâtisserie : flan + tarte aux pommes

                Croissants + pain chocolat

                Boissons : coca, fanta, eau,

                Friandises (mars, …)

A refaire les  affiches avec les  tarifs buvettes. (Tarifs identiques à ceux de 2012)

3/ Divers

Point blog : nous constatons de  + en + de visites sur le site

Prochaine réunion ape le mardi 5 mars à 20 heures à la salle polyvalente :

-         Bilan vide-grenier

-         Organisation loto

-          Organisation carnaval