Réunion du 12 janvier 2016

 

Plan de la séance :

• Bilan des sapins
• Préparation vide grenier
• Préparation du carnaval
• Validation des structures pour la fête des écoles

 

Présents : Sabine, Laëtitia, Grégory, Noellie, Cécile, Silvia, Kathy, Séverine, Aurélie, Julie, Mélanie, Christine, Karen

Excusés : directeur de l’école primaire, directrice de l’école maternelle, Adeline

 

I Bilan des sapins

1. Jeux des sapins

13 participants pour le jeu des sapins.

Tirage au sort fait part Noellie.

Gagnant : Sophie Mangin

2. Bilan financier

Chiffre d’affaires : 2810€

Dépenses : 2257.09€

Bénéfice net : 527.91€

Différence N-1 : +114.01€

3. Retours

Négatifs : sapin pas très beaux et un peu défraichi

Positif : le fournisseur n’a compté que 66 pieds taillés au lieu de 103.

 

II Préparation vide grenier

Les fly ont été donnés aux écoles le jeudi 14 janvier.

L’intérieur est complet : 131 mètres de réservés.

Une petite liste d’attente va être mise en place en parallèle pour les désistements de dernière minute.

Voir pour augmenter le prix du mètre à l’intérieur l’année prochaine.

Diffusion en ligne : 25 Janvier 2015.

Article éclaireur vers le 15 février dans la page de Chevillon sur Huillard.

 

1. organisation

Création d’un espace repas côté vestiaire foot.

Création d’une caisse centrale à côté de la buvette.

Création de tickets  pour chaque formule et chaque produit vendu.

La mairie apporte les barrières Vauban et  prête des pichets et des plateaux.

Voir pour une poubelle.

La friteuse, réservée par Valentin, sera placée en extérieur.

 

Présent le samedi :

A 14h00 à la salle polyvalente :

Aurélie – Christine – Olivier- Sabine – Julie- Grégory – François- Frédéric-

Sur les tables, déposer les coupons pour l’enregistrement des exposants.

 

Présent le dimanche :

A  5h30 à la salle polyvalente

Noellie-Sabine- Aurélie- Christine- Grégory – Laëtitia – Cécile- Séverine.

 

2. Alimentation

• Le matin

Formule : Une boisson chaude (café-thé-chocolat) et une viennoiserie (pains aux chocolats ou croissant) : 2€

Viennoiserie au détail : 1.50€

Boisson chaude : 1€

• Le midi

Formule : 7€

Saucisse francfort ou boudin ou Sandwich poulet crudités + Frites +Tarte aux pommes ou brownies + boisson

 

Vente individuelle :

Chouquettes au sucre : 8 pour 2€

Boisson fraiche : 2.00€

Desserts : 2.00€

Barquettes de frites : 2.00€

Part de boudin (environ 200g) : 2.00€

Saucisse : 2.00€

Sandwich : 2.00€

Eau 50cl : 1.50€

 

3. Les achats

VIVAL :  6l de lait / Chocolat  / Café /Barquette pour les frites 200 pièces / Serviettes / Ketchups / Moutarde / Sel-poivre : 1grosse salière pour nous et des petits pour le public /Blanc de poulet /Tomates / Salade / Pain /Feuille pour le boudin et sacs plastiques / Pailles / Assiettes / bouteille de gaz/ éponge et liquide vaisselle / torchons / boissons / 40pièces de saucisses

François apporte la mayonnaise.

Fournisseurs de Kathy : 15kg de frites (1.30€ le paquet de 2.50kg)/ 10litres d’huile (1.72€ le bidon de 10l)

Boulangerie : 20 pains au chocolat et 30 croissants / 3 bandes de tarte aux pommes / 25 pièces de brownies / 10 baguettes

Sarl Deboise : oignons + persil

Bombe sol : Jeremy

 

III Préparation du carnaval du 5 Mars

1. Préparation de la salle

Mise en place de la salle à 10h00

Noellie- Sabine- Silvia- Séverine- Laëtitia- Mélanie- Grégory- Cécile-(Christine)

 

Départ du carnaval à 15h00 cours de l’école primaire.

TAP école : demander si les enfants peuvent faire une boite en bois pour tirelire apech.

Actu apech demandant la préparation des crêpes : préciser que les crêpes sont gratuites pour les petits et les grands, dire que les enfants sont sous la responsabilité des parents.

Les confettis : Laëtita est à 10 sacs poubelles pleins de confettis.

Kathy voit pour les sacs à pop corn/sac en papier pour mettre les confettis.

Noellie : Envoyer un courrier à la mairie pour demander l’autorisation de faire la manifestation.

 

2. Animation 

Demander à Jérémy un camion benne

 Olivier doit apporter le groupe + la platine + le PC + les enceintes. Voir pour mettre les enceintes de la salle avec notre sono.

 

3. Plan du défilé 

Devant : Jérémy avec le camion benne et Cécile et Laëtitia à pied avec une corde pour que les enfants ne puissent pas accéder au camion.

Derrière : Grégory en voiture et Sabine fermant la marche à pied.

Rond point : deux véhicules. Demander à Béatrice et Stéphane s’ils sont disponibles.

 

4. Les achats

Nutella 2kg, 1 confiture de fraise, 1 confiture d’abricot, sucre 2x1kg, café, ballons 200 pièces

 

Ok pour repas le soir.

 

IV Fête des écoles

 

Choix des structures :

Le toboggan multicolore : 320€

Le circuit multicolore : 200€

 

Prochaine réunion le 08/03/2016.

4. Bilan carnaval et vide grenier
5. Organisation de la fête des écoles