Réunion du 16 Février 2016

 

Plan de la séance :

• Préparation vide grenier
• Préparation du carnaval
• Validation des structures pour la fête des écoles

 

Présents : Sabine, Laëtitia, Grégory, Noellie, François, Cécile

I Vide grenier

1. Communication 

Les parutions sur les sites web sont faites

Eclaireur : nous n’avons pas eut de retour du  mail envoyé fin janvier. Nouveau mail envoyé le 16.02.2016 au correspondant local.

Si le journaliste ne répond pas d’ici le 17.02, une parution payante pour la semaine de la rentrée sera demandée.

Les bâches sont mises  au rond point de Leclerc, au rond point d’Alexis robert et  vers le stade de Villemandeur.

2. Réservation

Réservation extérieur : 19mètres

Intérieur : 111 mètres dans la grande salle

                      16 mètres dans la petite salle

                      17 mètres dans le hall

3. Organisation

Samedi : 14h00. Le plan de la salle a été fait par Laëtitia et Cécile.

Dimanche : 5h30 arrivé des bénévoles pour l’ouverture aux exposants.

Les tickets pour la caisse sont faits.

La commande de la monnaie sera faite cette semaine.

La Commande à vival est faite. Il faut annuler la moutarde et le ketchup.

Mettre deux saucisses dans les menus.

Les oignons et les persils seront déposés mercredi chez Laëtitia.

Renvoyer un message à Béatrice pour savoir si la personne vient toute seule, si le gaz est du butane, avoir un tarif pour la prestation et demander si elle peut être là pour le carnaval et faire le blocus pour le rond point.

 

Devis de la boulangerie:

0.90€ le croissant

0.95€ le pain au chocolat

1.15€ la part de brownie

12.55€ la bande de tarte

0.15€ la chouquette

0.87€ la baguette

 

Fixer la date de la rando : jour de le foire au plante ou lendemain du vide grenier de Chevillon et voir pour faire une tombola. Demander à la mairie les dates de ces deux fêtes.

II Carnaval

1. Communication écoles

Faire mail aux écoles indiquant que le rendez-vous est à 15h00 et le départ à 15h30 et demandant les instruments de musique.

Transmettre aux écoles les bons pour demander les crêpes.

 

2. Organisation du défilé

 

La marie ne s’oppose pas au défilé du carnaval.

Olivier apporte la sono et Jérémy prépare la musique : voir pour enceinte à mettre sur voiture de Grégory.

Redemander le camion benne à Jérémy et le groupe.

La corde de sécurité au local.

 

3. Autres

Kathy va faire les paquets avec les confettis : 200 paquets.

Les ballons seront acheté le 17.02 par Séverine.

La Commande à vival est faite.

Penser aux torchons pour la vaisselle.

Repas le soir : faire mail aux personnes participant à l’apech afin de savoir qui peut être présent pour le repas. Si repas, l’apech s’occupe de la boisson.

 

IV Chocolat de pâques

350€ sur 10 commandes.

Des catalogues des chocolats ont été distribués dans le hameau de la fontaine brochet.

Date limite de commande : 22.02.2016 car la commande doit être passée le 24.02 au plus tard.

 

III Fête des écoles

1. Tombola

1^er lot : Place Disney : deux adultes et deux enfants. (Environ 200^€)

2^e lot : 2 places de spectacles (voir pour les bodin’s au zénith d’Orléans)

3^e lot : caméra sportive (80 à 90^€)

4^e lot : repas gastronomique.

5^e lot : Baptême de l’aire : voir les propositions pour 70€.

6^e lot : bons d’achat

 

A commander : 600 carnets 

Lots de consolation de la tombola : voir pour un lot unique au logo de l’apech.

 

2. Jeux pour enfants

Racheter des caisses pour mettre les lots des stands pour les enfants.

Les Structures sont commandées pour un montant de 620€.

 

3. Autres

 

Demander la sono à la mairie

La déclaration à la SACEM est faite.

 

Prochaine réunion le 08/03/2016.

1. Bilan carnaval et vide grenier
2. Ventes des chocolats
3. Organisation de la fête des écoles