Compte rendu de la réunion du 18 Octobre 2016

Présent : Aurélie, Kathy, Sabine M, Grégory, Laëtitia, Julie, Cécile, Christine, Noéllie, Jérémy, Sabine G, Mélanie, Bérengère, Michaël

1. Loto du 27 Novembre 2016

1. Organisation

L’association « bande à jouet » est d’accord pour intervenir lors du loto. Pour les petits, prévoir des crayons de couleurs et des coloriages. Cette association étant mise en sommeil, leur demander comment nous pouvons les remercier pour leur intervention : carte cadeau à maxi toys ?

Samedi : 10h00 préparation de la salle. Personnes présentes : François, Grégory, Aurélie, Sabine, Olivier pour micro et table pour répartir le son des enceintes.

Tarif de l’alimentation vendue :

Formule : pizza ou quiche/tarte pomme/ gobelet /boisson pour 8€

Chouquette : 2€ les 8

Chips : 1.50€ le sachet

Tarte : 2€

Quiche ou pizza : 2.50€

Eau/café/thé : 1€

Cannette : 2€

Préparation chouquettes : en attente de la confirmation de Valentin  pour le four et l’heure d’arrivée.

Dimanche :

11h30 : Arrivée de l’équipe

12h00 : Ouverture des portes

12h30 :

• Caisse : Aurélie, Cécile, Sabine G
• Buvette : Julie, Kathy, Laëtitia/Christine
• Chouquette (voir pour des pinces) : Christine, Laëtitia

13h30 : début des parties

2. Lots prévisionels

Achat des lots :

-Julie : vernis + massage

-Noéllie : diffuseur d’huile essentiel (40€ max), Nocibé (attendre pour le montant). Pour loto : acheter des kits jetons aimantés au moins une 10^e.

- Cécile : plancha, cafetière, orange bleu, Télé, chaine hi-fi ou home cinéma

-Laëtitia : bière, coffret du sommelier,

- Aurélie : coffret aventure, poney,

-Grégory : set de jeux, bon d’achat décathlon, montre sportive

Lots de consolation :

• Aurélie à 2 bouteilles de vin
• Reste des entrées reçus pour la fête des écoles
• 1 bon de 10€ à maxi toys
• Demander à Mr Deboise pour des plantes

3. Tarif des cartons

1 carton : 4€

5 cartons : 16€

7 cartons 20€

Partie gratuite pour tous les moins de 12 ans : 1 seul carton.

Afin de faciliter l’enchainement des parties, les lots ne seront distribués qu’à la fin du loto. Les gagnants se verront attribuer un ticket avec le lot gagné.

Réécrire le règlement pour qu’il n’y ait plus de contestation possible.

4. Buvette

Boissons à commander à vival par Grégory. Voir avec la facture de l’année dernière pour passer commande.

Refaire les affiches pour les boissons et alimentation en vente.

5. autres

Les actus APECH seront imprimées par Julie en A5 pour la maternelle et par Laëtitia pour la primaire

Grégory a envoyé à l’éclaireur toutes les dates des manifestations et a publié la date du loto sur internet.

2. Sapins de Noël

La commande au fournisseur doit se faire avant le 1er novembre 2016 : on part sur la même commande que l’année dernière.

Les actus APECH seront distribués le 3 novembre aux écoles demandant une réponse pour avant le 25 novembre.

Une info sera mise sur face book de « Chevillon se bouge »  en indiquant que la commande peut se faire à la boulangerie.

La distribution des sapins s’effectuera le 10 décembre sur le parking de la poste.

Envoyer un mail à la mairie pour savoir combien de sapin ils prennent en commande.

Chargement 7h00 à 11h00 : Jérémy, Grégory, Denis, Loïc, Olivier

Distribution 11h00-12h15 : Olivier, Cécile, Jérémy, Grégory, Denis, Loïc.

Camion : Loïc et Jérémy

3. Divers

La commande des gobelets est passée. Nous les recevrons sous 12 jours.

Bâche : 1 premier devis à Pano pour 502.14€ avec 3 bâches 1200x600mm, 2 bâches 700x2500mm et 1 bâche 700x2500mm, on est en attente du second.

Dimanche 16 novembre, Laëtitia et Cécile ont fait un vide grenier et on vendu pour  44.20€ de lots qui ne partaient pas en lots de consolation.

Vide grenier du 29 Janvier 2016 : faire courrier à Béatrice pour la vente du boudin et lui donner dès que possible.

Tarif du vide grenier : 4€ le mètre à l’intérieur et extérieur 2.50€ le mètre.

Faire affiche du vide grenier.

Sortir des affiches en A4 pour mettre sur les voitures.

Réunion bureau : le 15 novembre 2016

PROCHAINE REUNION LE 13 DECEMBRE